Digitalisierung in der Pflege: Bundesweit über 140 Dokumentationssysteme im Einsatz

Digitale Dokumentation gehört heute zum Alltag in deutschen Pflegeeinrichtungen. Die Anzahl der verwendeten Dokumentationssysteme ist dabei beträchtlich – eine Vielzahl von Softwareanbietern versucht sich mit ihren Lösungen auf dem Markt zu behaupten.  Dabei zeigt sich, dass das verwendete Dokumentationssystem bei der Wahl des Arbeitgebers für Pflegefachkräfte eine eher untergeordnete Rolle spielt. Unsere aktuelle Untersuchung zeigt, wie stark die Dokumentationslandschaft in der Pflege fragmentiert ist, welche Systeme tatsächlich genutzt werden und welche Faktoren für Pflegekräfte bei der Wahl ihres nächsten Arbeitgebers die größte Priorität haben.

Für unsere Analyse haben wir knapp 3.900 Einrichtungen aus ganz Deutschland befragt, welche Systeme sie in der Pflegedokumentation einsetzen. Das Ergebnis ist bemerkenswert: In den teilnehmenden Einrichtungen kommen mindestens 140 unterschiedliche elektronische Dokumentationssysteme zum Einsatz. Diese Vielfalt erklärt sich vor allem durch die große Anzahl spezialisierter Softwareanbieter. Gleichzeitig werden in vielen Einrichtungen mehrere Systeme parallel genutzt, etwa weil verschiedene Fachbereiche unterschiedliche Anforderungen an Dokumentation und Prozesse stellen. Neben klassischen Dokumentationssystemen zeigt sich auch ein erster Einsatz neuer Technologien: Rund ein Prozent der Einrichtungen arbeitet bereits mit KI-gestützten Sprachassistenten, die die Dokumentation unterstützen. 

Ergänzend haben wir über 101.000 Pflegekräfte gefragt, welche Faktoren für sie bei der Wahl ihres nächsten Arbeitsplatzes ausschlaggebend sind. Auch hier zeigt das Ergebnis ein klares Bild: Am wichtigsten ist den Kandidat:innen ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Digitale Dokumentationssysteme werden hingegen als am wenigsten ausschlaggebend für die Jobwahl angegegeben.

Hohe Digitalisierungsrate mit starker Fragmentierung

Die Digitalisierungsrate in deutschen Pflegeeinrichtungen ist hoch: Über 93 Prozent der Befragten gaben an, ihre Pflegearbeit mithilfe einer Software zu dokumentieren. In den in der Untersuchung betrachteten Einrichtungen kommen jedoch mindestens 140 verschiedene elektronische Dokumentationssysteme zum Einsatz. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter mit verschiedenen Softwarelösungen für die Pflegedokumentation. Die in der Analyse meistgenannten Systeme sind Medifox DAN (1.419), Connext Vivendi (777) und Myneva (284). Darüber hinaus entwickeln und verwenden viele Einrichtungen ihre eigenen Softwarelösungen.

Dabei wird in einigen Fällen nicht nur ein System einer Firma genutzt: Rund zwei Prozent (83) der befragten Einrichtungen nutzen im Arbeitsalltag mehr als nur ein Dokumentationssystem. Einige Firmen bieten Software-Gesamtlösungen für Pflegeeinrichtungen an, doch die verschiedenen Fachbereiche stellen Anforderungen, denen nicht alle Dokumentationssysteme gerecht werden können. Außerdem werden zunehmend KI-Sprachassistenten parallel zu herkömmlichen Dokumentationssystemen genutzt, bislang jedoch bei weniger als einem Prozent der Befragten.

Handschriftliche Dokumentation weiterhin Teil des Pflegealltags

Die Pflegedokumentation auf Papier ist nach wie vor verbreitet und landet nach Myneva auf dem vierten Platz im Ranking: 265 Personen (knapp sieben Prozent) geben an, primär handschriftliche Dokumentationsmethoden zu verwenden. In einigen Fällen werden digitale und analoge Dokumentationssysteme parallel genutzt. 26 (0,67 Prozent) der Befragten gaben an, dass eine Mischform aus computergestützter und handschriftlicher Dokumentation besteht.

Felix Westphal, Gründer von Pflegia, erklärt: „Die Anzahl der in Deutschland verwendeten Dokumentationssysteme ist in der Tat beträchtlich - die Dunkelziffer ist vermutlich noch größer als unsere Untersuchung zeigt.  Die eigentliche Herausforderung ist dabei jedoch nicht, dass es so viele Systeme gibt, sondern dass sie nebeneinander statt miteinander arbeiten. Interoperabilität ist hier das Stichwort. Es bedeutet, dass unterschiedliche Anwendungen Informationen ohne Medienbrüche austauschen und Prozesse durchgängig abbilden können. Erst wenn Dokumentation im Hintergrund reibungslos zusammenläuft , gewinnt Pflege wieder Zeit für das, worum es eigentlich geht: Die Versorgung der Patient:innen.”

Vergleich zeigt starke regionale Unterschiede in der Fragmentierung

In der Umfrage wurden ebenfalls die Standorte der Einrichtungen erfasst. Indem man die Menge der Einrichtungen und der angegebenen Dokumentationssysteme ins Verhältnis setzt, lässt sich ein entsprechender Quotient berechnen.  Dieser Wert zeigt, wie fragmentiert die Systemlandschaft in einer Region ist – je höher der Quotient, desto mehr verschiedene Systeme kommen pro Einrichtung zum Einsatz. Die Ergebnisse zeigen deutliche Unterschiede zwischen den Bundesländern: Die meisten Dokumentationssysteme finden sich in NRW, Bayern und Baden-Württemberg. Setzt man die Systeme jedoch ins Verhältnis zu den Einrichtungen, landet Sachsen auf dem dritten Platz. Die am stärksten fragmentierte Systemlandschaft weisen damit NRW, Baden-Württemberg und Sachsen auf. Die wenigsten verschiedenen Systeme wurden von Bremen, dem Saarland und Mecklenburg-Vorpommern genannt. Im Verhältnis steht hier jedoch Brandenburg an dritter Stelle – somit besitzen in dieser Untersuchung Bremen, das Saarland und Brandenburg die einheitlichste Systemlandschaft. 

Für Pflegekräfte zählt vor allem Sicherheit im Job

Neben der Nutzung von Dokumentationssystemen wurde ebenfalls untersucht, welche Faktoren für Pflegekräfte bei der Wahl ihres nächsten Jobs besonders wichtig sind. Das Ergebnis überrascht: Digitale Dokumentationssysteme spielen bei der Jobentscheidung kaum eine Rolle. Nur 0,36 Prozent der Befragten nannten sie als wichtigsten Faktor. Auch die Bezahlung wurde vergleichsweise selten als wichtigster Faktor genannt (7,5 Prozent). Deutlich relevanter sind strukturelle Arbeitsbedingungen: 

• Arbeitsplatzsicherheit (21,89 Prozent)
• Ein guter Pflegeschlüssel( 13,22 Prozent)
• Familienfreundliche Arbeitsmodelle (13,01 Prozent)

Über die Untersuchung

Die Auswertung zu Dokumentationssystemen beruht auf der Analyse von Angaben, welche 3.886 Einrichtungen auf Pflegia.de zu den für die Pflegedokumentation benutzten Systemen getätigt haben. Berücksichtigt wurden dabei ausschließlich Einrichtungen, die im Februar 2026 Stellenanzeigen veröffentlicht haben. In der Befragung hatten die Einrichtungen die Möglichkeit, die verwendeten Systeme in ein freies Textfeld einzutragen. Da aus den Software-Ökosystemen der Hersteller oft mehr als nur ein Programm verwendet wird, werden diese unter dem Oberbegriff des Systems zusammengefasst. Diese Angaben wurden ausgewertet und gruppiert, wodurch das Auftreten der unterschiedlichen Dokumentationssysteme und Prioritäten geprüft werden konnte. Für den Vergleich zwischen den Bundesländern wurde aus der Anzahl der Teilnehmer:innen und der Menge an Dokumentationssystemen pro Bundesland ein Quotient berechnet, der die Anzahl der Systeme pro Bundesland darstellt. Hierfür wurde jeweils die Anzahl der Teilnehmer:innen durch die Menge der Systeme geteilt. Für die Auswertung der Prioritäten für die Jobwahl wurden anonymisierte Daten von 101.482 aktiven Pflegekräften ausgewertet, die sich zwischen dem 20. September 2024 und dem 20. September 2025 auf der Plattform Pflegia eingeloggt oder registriert haben. Die befragten Pflegekräfte konnten ihre drei wichtigsten Prioritäten bei der Wahl ihres Arbeitgebers auswählen.